WIWO home

Een project bestaat normaal gesproken uit een viertal fasen die hieronder worden beschreven. Een aantal belangrijke zaken uit deze beschrijving komt in de volgende hoofdstukken uitgebreider aan de orde.

1. Ontwikkeling van een project

a
De meeste WIWO-projecten vloeien voort uit spontane ideeŽn en/of brandende onderzoeksvragen. De projecten kunnen zeer uiteenlopend van aard zijn, zowel in opzet, vraagstelling als tijdsduur (zie het Lange-TermijnPlan (Forward Plan) 1999-2003 voor voorbeelden en een overzicht). Soms kan een project vanuit het WIWO-bestuur worden geÔnitieerd. Om het idee vorm te geven en inhoudelijke, logistieke en organisatorische haalbaarheid te onderzoeken wordt, indien nodig, overleg gevoerd met mensen uit de WIWO-achterban, met instituten en dergelijke.

b
Er wordt door de projectinitiators een conceptprojectvoorstel opgesteld waarin de doelstellingen, opzet en benodigde financiering van het project beschreven worden (zie hoofdstuk 4). Tevens wordt een globale planning van de voorbereiding gemaakt om een idee te krijgen wanneer subsidieaanvragen de deur uit moeten en wanneer contacten met de gastlanden moeten worden gelegd.

c
Het concept-projectvoorstel wordt in het WIWO-bestuur beoordeeld naar inhoud, financiŽle onderbouwing en (logistieke) organisatie. Daarbij wordt ook gekeken of het project past binnen het kader dat in het Lange-TermijnPlan 1999-2003 is aangegeven. De projecten worden eerst in het dagelijks bestuur en vervolgens schriftelijk of mondeling door het algemeen bestuur behandeld. Vanuit het bestuur wordt een contactpersoon aangesteld die het project verder begeleidt (zie f).

d
Na eventuele bijstelling (in overleg met de contactpersoon) wordt het definitieve projectvoorstel bekeken en wordt in het WIWO-bestuur een besluit genomen of het project al dan niet wordt 'aangenomen' als WIWO-project. Een WIWO-project wordt verder uitgevoerd volgens de spelregels in deze handleiding. Voor de verdere correspondentie wordt WIWO-briefpapier gebruikt (te verkrijgen bij de secretaris). Vervolgens start de fondswerving via de WIWO-penningmeester.

d
Mocht het bij de organisatie van een project wenselijk zijn om de expeditie in samenwerking met andere organisaties op te zetten, dan is vroegtijdig contact met het dagelijks bestuur noodzakelijk over de vorm van samenwerking.

f
In een vroeg stadium, maar in ieder geval vůůr goedkeuring van het projectvoorstel, belegt de projectleider een bijeenkomst met alle potentiŽle projectdeelnemers (zie ook l), WIWO-contactpersoon en WIWO-penningmeester, waar de algemene gang van zaken rondom het project wordt doorgenomen en practische afspraken rond projectvoorstel en subsidieaanvragen worden gemaakt.

g
Vanuit de projectgroep wordt een projectleider aangesteld die verder voor WIWO het aanspreekpunt voor het project is. De contactpersoon in het bestuur wordt voortdurend goed geÔnformeerd en onderhoudt het contact met de projectmedewerkers.

2. Voorbereiding
h
In een vroeg stadium wordt het gastland geÔnformeerd door het sturen van het projectvoorstel + begeleidende brief (zonder financiŽle paragraaf), en worden verzoeken tot medewerking gericht aan alle relevante instituten en personen. Ook dienen relevante Nederlandse instituten te worden geÔnformeerd. In een aantal gevallen zullen onderzoeksvergunningen moeten worden aangevraagd. Er wordt indien mogelijk gebruik gemaakt van eerdere WIWO-contacten in een bepaald land.

i
Het projectvoorstel wordt door of in overleg met de WIWO-penningmeester verstuurd naar subsidiegevers (zie hoofdstuk 5). Dit is nodig voor het voeren van een evenwichtig subsidieaanvraagbeleid. De subsidieaanvragen dienen in principe negen maanden voor de aanvang van het project verstuurd te worden. Zie punt f voor het maken van afspraken hierover. De projectleider en WIWO-penningmeester bepalen het moment waarop uiterlijk wordt beslist of het project al dan niet doorgaat.

j
Getracht wordt om de financiering binnen een redelijke termijn rond te krijgen, hetgeen afhankelijk is van de grootte en planning van het project en de subsidiegevers (zie hoofdstuk 5). Wanneer duidelijk wordt dat financiering niet haalbaar is binnen een van tevoren afgesproken termijn wordt het project afgeblazen, tenzij de deelnemers het begrotingsgat voor eigen rekening nemen. In sommige gevallen kan, in overleg met het WIWO-bestuur, besloten worden de subsidieaanvragen een jaar later te herhalen.

k
Bij een voldoende groot toegezegd bedrag (c. 80% van het totale budget en duidelijke aanwijzingen voor het binnenkrijgen van de laatste 20%) wordt in overleg met het WIWO-db besloten het project van start te laten gaan.

l
In dit stadium wordt de definitieve bemensing van het project geregeld voor zowel voor, tijdens als na uitvoering van het veldwerk. WIWO kan adviseren bij het samenstellen van de projectgroep, maar in beginsel is de keuze aan de projectinitiators.

Voor het WIWO-bestuur is van belang dat personen die nog rapportageverplichtingen uit oudere WIWO-projecten hebben niet aan een nieuw project kunnen deelnemen zonder dat duidelijk is dat de oude verplichtingen binnen afzienbare termijn worden afgerond. Dit kan alleen na overleg met het dagelijks bestuur van WIWO.

m
Binnen de projectgroep worden afspraken gemaakt over de werkverdeling voor, tijdens, en ook - vooral - na de uitvoering van de expeditie (zie hoofdstuk 7). Hiermee is niet gezegd dat elke projectmedewerker in elke fase van het project een bijdrage dient te leveren, maar wel dat er afspraken worden vastgelegd waarin alle projectmedewerkers zich kunnen vinden en waar ze ook op kunnen worden aangesproken.

n
De feitelijke voorbereiding van het project wordt geregeld, evenals de projectorganisatie. Vůůr vertrek worden projectorganisatie en werkafspraken doorgesproken met de WIWO-contactpersoon. Het is van belang dat de contacten met het gastland zorgvuldig zijn geregeld. Uiteraard kan het bestuur hier op vele fronten behulpzaam zijn. Denk in elk geval aan de volgende zaken:

  • voor communicatie met het thuisfront wordt een contactpersoon aangewezen,

  • alle papieren dienen voor alle projectmedewerkers in orde te zijn (sommige landen vereisen een paspoort dat nog tenminste een jaar na de terugreis geldig is),

  • goede verzekeringen en -papieren,

  • benodigde visa, inentingen (info bij huisarts, GG&GD) en dergelijke,

  • kopieŽn van officiŽle documenten (vergunningen, aanbevelingsbrieven); bewaar deze apart van de originelen.

Overigens kan WIWO op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor doen en laten of gezondheid der projectdeelnemers.

3. Uitvoering
o
Uitvoering van het veldonderzoek. Tijdens deze fase is het van belang dat contact met de achterban wordt onderhouden. Maak duidelijk wie deze centrale contactpersoon is en hoe de communicatie dient te verlopen. Hou in het gastland goed bij met welke mensen, instituten en dergelijke wordt samengewerkt. Dit is niet alleen handig voor latere projecten, maar ook om in de nog te verschijnen publicaties een en ander correct te kunnen weergeven. Er wordt ťťn persoon aangewezen als houder van officiŽle documenten en voor de officiŽle contacten (meestal de projectleider). Een persoon (meestal de projectpenningmeester) is verantwoordelijk voor het geld en houdt de uitgaven bij (bonnetjes!).

Projectleden dienen zich te realiseren dat WIWO geen enkele aansprakelijkheid heeft (zie verder hoofdstuk 7).

p
Voor informatie en aanbevelingen over het vangen en ringen van vogels als onderdeel van een expeditie wordt verwezen naar hoofdstuk 9.

4. Verslaglegging en afronding van het project
q
Binnen een maand na terugkeer wordt een afrekening (met bonnetjes) aan de WIWO-tweede penningmeester gestuurd (over de voorbereidings- en uitvoeringsfase). Binnen twee maanden na terugkomst worden de WIWO-materialen weer schoon ingeleverd (zie hoofdstuk 8).

r
Binnen een maand na terugkomst van de expeditie wordt een kort verslag gemaakt (zie hoofdstuk 10), dat onder andere bedoeld is om de subsidiegevers en andere direct betrokkenen te informeren over het verloop van het project. Op de jaarlijkse WIWO-dag wordt iets verteld over de eerste resultaten van het project (bijvoorbeeld een korte lezing met dia's). Nadere informatie daaromtrent kan worden verkregen bij de secretaris.

s
WIWO hecht grote waarde aan het schrijven van een eindrapport, in de eerste plaats als verantwoording richting gastland en in de tweede plaats vanwege het feit dat verzamelde gegevens op deze wijze ter beschikking komen die anders niet openbaar worden omdat ze veelal ongeschikt zijn voor andere publicaties. Elk WIWO-project wordt derhalve afgerond met een eindrapport dat opgenomen wordt in de WIWO-rapportenreeks. Het is daarnaast zeer aan te bevelen om in wetenschappelijke en/of populaire tijdschriften te publiceren. De bruikbaarheid en de beschikbaarheid van de resultaten worden daarmee sterk vergroot.

t
Voor het schrijven van het eindrapport wordt een planning gemaakt waarvan ook het WIWO-bestuur op de hoogte wordt gebracht. De inhoudelijke opzet valt geheel onder verantwoordelijkheid van de schrijvers. Indien nodig kunnen tijdens het schrijven van het rapport andere WIWO-ers geraadpleegd worden.

u
Om de herkenbaarheid als WIWO-rapport te bewerkstelligen is er voor de opstelling ervan een aantal richtlijnen opgesteld. Vanuit het WIWO-bestuur worden ťťn of twee lezers aangewezen, die het concept-eindprodukt inhoudelijk beoordelen. Voor verdere informatie zie hoofdstuk 10.

v
Het is aan te raden de resultaten niet alleen in een rapport te verwerken maar deze ook in (lokale) kranten en/of populaire of wetenschappelijke tijdschriften te publiceren. Hiervoor dienen de projectdeelnemers zelf actief op zoek te gaan. Bij publicaties wordt steeds WIWO genoemd (in inleiding of dankwoord) en wordt het WIWO-adres vermeld. Bij samenwerkingsverbanden is het van belang om vooraf af te spreken hoe daar in publicaties mee wordt omgegaan.

w
Het eindrapport wordt door de WIWO-secretaris verzonden aan de hand van een standaardverzendlijst, die aangevuld wordt met relevante andere adressen (afhankelijk van project). Het rapport gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief die wordt ondertekend door de voorzitter van WIWO (zie hoofdstuk 12).

x
Het is goed te streven naar het verstrekken van aanvullende gegevens, bijvoorbeeld in de vorm van beschermingsadviezen, het aandragen van informatie ten behoeve van bijvoorbeeld aanmelding als Ramsar-site, onder de aandacht brengen van BirdLife, IUCN, Wetlands International, WWF, en dergelijke.

y
Ten behoeve van het WIWO-archief wordt een lijst met publicaties en over-drukken/kopieŽn met betrekking tot het project aan Henk Koffijberg gestuurd. Zie verder hoofdstuk 13.

z
Na publicatie van het eindrapport kan definitieve afronding van het project plaatsvinden, zowel financieel als organisatorisch (zie hoofdstuk 14).